SAINS MANAJEMEN || ROOT CAUSE ANALYSIS || HIKMAH HANA YULIANA

Root Cause Analysis

            Root Cause Analysis adalah tool Lean yang cukup mudah dilakukan. Untuk membantu tim menemukan jawaban mengapa masalah yang spesifik bisa timbul dalam proses anda, RCA dapat dijalankan dalam 5 langkah berikut:

• Langkah 1 – Definisikan Masalah

          * Masalah apa yang sedang terjadi pada saat ini?

          * Jelasklan simptom yang spesifik, yang 

             menandakan adanya masalah tersebut!

• Langkah 2 – Kumpulkan Data

          * Apakah anda memiliki bukti yang menyatakan

             bahwa masalah memang benar ada?

          * Sudah berapa lama masalah tersebut ada?

          * Impact apa yang dirasakan dengan adanya 

             masalah tersebut?

             Dalam tahap ini, harus dilakukan analisa mendalam sebelum anda melangkah untuk melihat faktor-faktor yang berperan dalam timbulnya masalah. Untuk membuat Root Cause Analysis yang anda jalankan efektif, kumpulkanlah perwakilan-perwakilan dari setiap departemen yang terlibat (mulai dari staf ahli hingga staf garda depan), yang memahami situasinya. Orang-orang yang memang familiar dengan masalah tersebutlah yang mampu membantu anda mendapat pemahaman akan situasi saat ini.

              Untuk mempermudah, pada tahap ini anda bisa menggunakan metode CATWOE. Tool ini akan memberikan kemampuan untuk melihat sebuah situasi dari berbagai perspektif: yaitu Customer (pelanggan), Actor (karyawan yang terlibat), Transformation Process (proses yang mengalami masalah), World View (gambaran besar, dan area mana yang mengalami impact paling besar),Owner (process owner), dan Environmental Constraint (hambatan dan keterbatasan yang akan mempengaruhi keberhasilan solusi yang akan dijalankan).

• Langkah 3 – Identifikasi Penyebab yang Mungkin

          * Jabarkan urutan kejadian yang mengarah

             kepada masalah!

          * Pada kondisi seperti apa masalah tersebut 

             terjadi?

          * Adakah masalah-masalah lain yang muncul 

             seiring/mengikuti kemunculan masalah utama?

               Dalam tahap ini, lakukan identifikasi sebanyak mungkin penyebab masalah yang bisa anda dan tim pikirkan. Dalam banyak kasus, orang akan mengidentifikasi satu atau dua faktor kausal, lalu berhenti. Padahal satu atau dua itu belum cukup untuk menemukan akar masalah yang sebenarnya. RCA dilakukan bukan hanya untuk menghilangkan satu dua masalah di permukaan. RCA akan membantu menggali lebih dalam dan menghilangkan akar dari keseluruhan masalah. Selain itu simak beberapa tips untuk melakukan RCA berikut ini.

Gunakan beberapa tool berikut untuk membantu menemukan faktor-faktor kausal dari masalah:

1. Analisa "5-Whys"  – Tanyakan “mengapa?” berulang kali hingga anda menemukan jawaban paling dasar.
2. Drill Down – Bagilah masalah hingga menjadi bagian-bagian kecil yang lebih detail untuk memahami gambaran besarnya.
3. Apresiasi – Jabarkan fakta-fakta yang ada dan tanyakan “Lalu kenapa jika hal ini terjadi/tidak terjadi?” untuk menemukan konsekuensi yang paling mungkin dari fakta-fakta tersebut.
4. Diagram sebab-akibat – Cause and Effect Diagram (Fishbone Diagram), berupa bagan yang menerangkan semua faktor penyebab yang mungkin untuk melihat dimana masalah pertama kali muncul.

• Langkah 4 – Identifikasi Akar Masalah (Root Causes)

          * Mengapa faktor kausal tersebut ada?

          * Alasan apa yang benar-benar menjadi 

             dasar kemunculan masalah?

             Gunakan tool yang sama dengan yang digunakan dalam langkah 3 untuk mencari akar dari setiap faktor. Tools tersebut dirancang untuk mendorong anda dan tim menggali lebih dalam di setiap level penyebab dan efeknya.

• Langkah 5 – Ajukan dan Implementasikan Solusi

         * Apa yang bisa dilakukan untuk mencegah 

            masalah muncul kembali?

        * Bagaimana solusi yang telah dirumuskan

           dapat dijalankan?

        * Siapa yang akan bertanggungjawab 

           dalam implementasi solusi?

        * Adakah resiko yang harus ditanggung 

           ketika solusi diimplementasikan?

             Analisa proses identifikasi cause-effect anda dan yemukan kebutuhan akan perubahan dalam sistem yang lain. Hal lain yang juga sangat penting, lakukan prediksi dari efek yang akan terjadi dengan penerapan solusi. Dengan cara ini, anda dapat menghindari/menghilangkan masalah sebelum mereka muncul ke permukaan.