SAINS MANAJEMEN || ROOT CAUSE ANALYSIS || HIKMAH HANA YULIANA

Root Cause Analysis

            Root Cause Analysis adalah tool Lean yang cukup mudah dilakukan. Untuk membantu tim menemukan jawaban mengapa masalah yang spesifik bisa timbul dalam proses anda, RCA dapat dijalankan dalam 5 langkah berikut:

• Langkah 1 – Definisikan Masalah

          * Masalah apa yang sedang terjadi pada saat ini?

          * Jelasklan simptom yang spesifik, yang 

             menandakan adanya masalah tersebut!

• Langkah 2 – Kumpulkan Data

          * Apakah anda memiliki bukti yang menyatakan

             bahwa masalah memang benar ada?

          * Sudah berapa lama masalah tersebut ada?

          * Impact apa yang dirasakan dengan adanya 

             masalah tersebut?

             Dalam tahap ini, harus dilakukan analisa mendalam sebelum anda melangkah untuk melihat faktor-faktor yang berperan dalam timbulnya masalah. Untuk membuat Root Cause Analysis yang anda jalankan efektif, kumpulkanlah perwakilan-perwakilan dari setiap departemen yang terlibat (mulai dari staf ahli hingga staf garda depan), yang memahami situasinya. Orang-orang yang memang familiar dengan masalah tersebutlah yang mampu membantu anda mendapat pemahaman akan situasi saat ini.

              Untuk mempermudah, pada tahap ini anda bisa menggunakan metode CATWOE. Tool ini akan memberikan kemampuan untuk melihat sebuah situasi dari berbagai perspektif: yaitu Customer (pelanggan), Actor (karyawan yang terlibat), Transformation Process (proses yang mengalami masalah), World View (gambaran besar, dan area mana yang mengalami impact paling besar),Owner (process owner), dan Environmental Constraint (hambatan dan keterbatasan yang akan mempengaruhi keberhasilan solusi yang akan dijalankan).

• Langkah 3 – Identifikasi Penyebab yang Mungkin

          * Jabarkan urutan kejadian yang mengarah

             kepada masalah!

          * Pada kondisi seperti apa masalah tersebut 

             terjadi?

          * Adakah masalah-masalah lain yang muncul 

             seiring/mengikuti kemunculan masalah utama?

               Dalam tahap ini, lakukan identifikasi sebanyak mungkin penyebab masalah yang bisa anda dan tim pikirkan. Dalam banyak kasus, orang akan mengidentifikasi satu atau dua faktor kausal, lalu berhenti. Padahal satu atau dua itu belum cukup untuk menemukan akar masalah yang sebenarnya. RCA dilakukan bukan hanya untuk menghilangkan satu dua masalah di permukaan. RCA akan membantu menggali lebih dalam dan menghilangkan akar dari keseluruhan masalah. Selain itu simak beberapa tips untuk melakukan RCA berikut ini.

Gunakan beberapa tool berikut untuk membantu menemukan faktor-faktor kausal dari masalah:

1. Analisa "5-Whys"  – Tanyakan “mengapa?” berulang kali hingga anda menemukan jawaban paling dasar.
2. Drill Down – Bagilah masalah hingga menjadi bagian-bagian kecil yang lebih detail untuk memahami gambaran besarnya.
3. Apresiasi – Jabarkan fakta-fakta yang ada dan tanyakan “Lalu kenapa jika hal ini terjadi/tidak terjadi?” untuk menemukan konsekuensi yang paling mungkin dari fakta-fakta tersebut.
4. Diagram sebab-akibat – Cause and Effect Diagram (Fishbone Diagram), berupa bagan yang menerangkan semua faktor penyebab yang mungkin untuk melihat dimana masalah pertama kali muncul.

• Langkah 4 – Identifikasi Akar Masalah (Root Causes)

          * Mengapa faktor kausal tersebut ada?

          * Alasan apa yang benar-benar menjadi 

             dasar kemunculan masalah?

             Gunakan tool yang sama dengan yang digunakan dalam langkah 3 untuk mencari akar dari setiap faktor. Tools tersebut dirancang untuk mendorong anda dan tim menggali lebih dalam di setiap level penyebab dan efeknya.

• Langkah 5 – Ajukan dan Implementasikan Solusi

         * Apa yang bisa dilakukan untuk mencegah 

            masalah muncul kembali?

        * Bagaimana solusi yang telah dirumuskan

           dapat dijalankan?

        * Siapa yang akan bertanggungjawab 

           dalam implementasi solusi?

        * Adakah resiko yang harus ditanggung 

           ketika solusi diimplementasikan?

             Analisa proses identifikasi cause-effect anda dan yemukan kebutuhan akan perubahan dalam sistem yang lain. Hal lain yang juga sangat penting, lakukan prediksi dari efek yang akan terjadi dengan penerapan solusi. Dengan cara ini, anda dapat menghindari/menghilangkan masalah sebelum mereka muncul ke permukaan.

MODEL PROGRAM LINIER | HIKMAH HANA YULIANA | STMIK INDONESIA

MODEL PROGRAM LINIER

Ada tiga tahap dalam menggunakan teknik Program Linier.

• Tahap 1: Masalah harus dapat diidentifikasi sebagai sesuatu yang dapat diselesaikan dengan Program Linier.
• Tahap 2: Masalah yang tidak terstruktur harus dapat dirumuskan dalam model matematika.
• Tahap 3: Model harus diselesaikan dengan model matematika yang telah dibuat.

Teknik Program Linier menggambarkan bahwa:

1. Hubungan fungsi linier dalam model matematika adalah LINIER.
2. Teknik pemecahan masalah terdiri dari langkah-langakah matematika yang telah ditetapkan (disebut program)

Langkah-Langkah Perumusan Model Pemrograman Linear

1. Menentukan variabel-variabel keputusan
2. Merumuskan Fungsi Tujuan
3. Merumuskan Batasan-Batasan

Contoh :

Model Pemasaran

• Perusahaan menganggarkan $8.000 per minggu untuk iklan pada 4 media: TV, Koran, Radio di Ibu kota, dan Radio di beberapa kota besar lainnya. Jangkauan iklan, biaya, dan batasan maksimum periklanan pada keempat media disajikan pada tabel berikut.  Perusahaan menetapkan beberapa rancangan :

                                i.  Minimal ada 5 spot iklan di radio

                                ii. Tidak lebih dari $1.800 dana dialokasikan pada

                                                            media radio.

         Perusahaan menginginkan jangkauan audience sebanyak-banyaknya melalui berbagai media iklan.

             Buat model matematisnya dan cari solusi optimalnya ?

Media	Daya jangkau (orang)	Biaya per iklan ($)	Iklan Maksimum per Minggu
TV (per mnt)	5.000	800	12
Koran (per halaman)	8.500	925	5
Radio 1 (per 30 detik)	2.400	190	25
Radio 2 (per mnt)	2.800	380	20

Formulasi Model Pemasaran

• Variabel keputusan :

                X1 = lamanya iklan lewat TV (menit)

                X2 = banyaknya iklan lewat koran (halaman)

                X3 = lamanya iklan lewat radio Ibu-Kota (per 30 detikdetik)

                X4 = lamanya iklan lewat radio di beberapa kota besar (per menit)

• Fungsi tujuan :

maksimumkan Z = 5000X1 + 8500X2 + 2400X3 + 2800X4

                Z : jangkauan audience (orang)

• Berdasarkan kendala :

        800X1 + 925X2 + 190X3 + 380X4   £  8000  ®  dana yg dianggarkan

              X1            £  12  ® iklan TV maksimum/ minggu

              X2            £   5  ® iklan koran  maks/minggu

              X3            £  25  ® maksimum iklan radio Ibukota/minggu

              X4            £  20  ® maksimum iklan radio dibeberapa kota besar

                    X3 + X4              ³   5  ® jumlah iklan radio

                   190X3 + 380X4   £  1800  ® alokasi biaya maks. Iklan radio

                X1, X2, X3, X4 ³ 0

Solusi Model Pemasaran

• Solusi menggunakan software POM for Windows,

diperoleh :

                X1 = 2 (dibulatkan), X2 = 5, X3 = 9, X4 = 0, dan Z = 74100 (dibulatkan)

Artinya perusahaan harus mengiklankan usahanya setiap minggunya di TV selama 2 kali (masing2 1 menit), di koran 5 kali dalam seminggu (masing2 1 halaman), di radio Ibu-kota 9 kali dalam seminggu (masing2 selama 30 detik), tidak perlu mengiklankan lewat radio di kota2 besar, agar diperoleh jangkauan audience yang maksimal sebesar 74100. 

TEKNIK ARTIFICAL VARIABLE DENGAN METODE M DAN DUA FASE

TEKNIK ARTIFICAL VARIABEL

DENGAN METODE M

DAN METODE DUA FASE

1.       TEKNIK M ( METODE PENALTY )             Kendala tidak

2.       TEKNIK DUA FASE                                   Semuanya £

1.      TEKNIK M

Contoh  =  Min  Z  =  4 X₁ +  X₂     

                   Kendala     3 X₁ +  X₂     =  3

                                     4 X₁ + 3 X₂    ³  6

                                               X₁ + 2 X₂     £  4

→ Bentuk standar

                                Min  Z  =  4 X1 +  X2     

                   Kendala     3 X1 +  X2             =  3                   ......... ( 1 )

                                     4 X1 + 3 X2  - X3  =  6                   ......... ( 2 )

                                                       X1 + 2 X2    + X4  =  4

                                                       X1 , X2 ,  X3 , X4    ³  0

Karena ( 1 ) dan ( 2 ) tidak memiliki var slack , maka ditambahkan R1 dan R2 sebagai var bantuan

                ( 1 )        3 X1 +  X2 + R1   =  3

                ( 2 )        4 X1 + 3 X2  - X3 - R2  =  6

• Pada fungsi tujuan berikan koefisien M > 0, untuk R1 dan R2 ; sehingga :   

                                Min  Z  =  4 X1 +  X2 + MR1 + MR2

                   Kendala     3 X1 +  X2+ R1   =  3

                                     4 X1 + 3 X2  - X3 - R2 =  6

                                     X1 + 2 X2 + X4 =  4

                                     X1 , X2 ,  X3 , R1 , R2 , X4 ³  0

• Subtitusikan R1 dan R2 ke fungsi tujuan  :

                R1  =  3  -  3 X1  -   X2

                R2    =  6  -  4 X1  -   3 X2   +  X3

                Maka :

                    Z  =  4 X1 + X2 + M(3-  3 X1 - X2) + M(6  -  4 X1 - 3 X2 + X3)

                         =  ( 4 - 7M ) X1  +  ( 1 – 4M ) X2  +  M X3  +  9M

                Persamaan Z dalam tabel :

                    Z  +  ( 7M - 4 ) X1  +  ( 4M - 1 ) X2  -  M X3  =  9M

• Solusi dasar awal ; X1 = 0, X2  = 0,  X3  = 0   ->  Z  =  9 

          Sehingga      X1 , X2 ,  X3   var non basis

Tabel Metode Big M

Iterasi 0 (awal) X1  (paling + ) R1 Keluar	Basis	X1	X2	X3	R1	R2	X4	Solusi
	Z	(7M – 4)	(4M – 1)	-M	0	0	0	9M
	R1	3	1	0	1	0	0	3	3/3 = 1
	R2	4	3	-1	0	1	0	6	6/4
	X4	1	2	0	0	0	1	4	4/1
( 1 ) X2 masuk R2 keluar	Z	0	(1+5M)/3	-M	(4-7M)/3	0	0	4+2M
	X1	1	1/3	0	1/3	0	0	1	1/(1/3)= 3
	R2	0	5/3	-1	-4/3	1	0	2	2/(5/3)=6/5
	X4	0	5/3	0	-1/3	0	1	3	8/5
( 2 ) X3 masuk X4 keluar	Z	0	0	1/5	(8/3-M)	(-1/5-M)	0	18/3
	X1	1	0	1/5	3/5	-1/5	0	3/5	3
	X2	0	1	-3/5	-4/5	3/5	0	6/5
	X4	0	0	1	1	-1	1	1	1
( 3 ) (optimum)	Z	0	0	0	7/3-M	-M	-1/5	17/5
	X1	1	0	0	2/5	0	-1/5	2/5
	X2	0	1	0	-1/5	0	3/5	9/5
	X3	0	0	1	1	-1	1	1

2. DUA FASE

Bertujuan untuk mengurangi kesalahan perhitungan dari pemberian nilai yg besar untuk konstanta M pada metode TEKNIK M (penalty)

                Contoh  =  Min  Z  =  4 X1 +  X2     

                   Kendala     3 X1 +  X2     =  3

                                     4 X1 + 3 X2    ³  6

                                                       X1 + 2 X2     £  4

                                                            X1 , X2    ³  0

Tahap 1 :

Bentuk dengan var buatan : R1 dan R2

Min  r  =  R1 + R2

                   Kendala     3 X1 +  X2   + R1    =  3

                                     4 X1 + 3 X2  - X3 - R2  =  6

                                     X1 + 2 X2  + X4     =  4

                                     X1 , X2 ,  X3 , R1 , R2 , X4    ³  0

Fungsi tujuan   r  =  R1 + R2

                            =  ( 3 – 3 X1 -  X2      ) + ( 6 - 4 X1 - 3 X2  + X3  )

                            =  -7 X1  -  4 X2   +   X3   +   9         

Tabel Awal

Basis	X1	X2	X3	R1	R2	X4	Solusi
Z	7	4	-1	0	0	0	9
R1	3	1	0	1	0	0	3
R2	4	3	-1	0	1	0	6
X4	1	2	0	0	0	1	4

Tabel optimum : setelah 2 iterasi ( periksa ! )

Basis	X1	X2	X3	R1	R2	X4	Solusi
r	0	0	0	-1	-1	0	0
X1	1	0	1/5	3/5	-1/5	0	3/5
X2	0	1	-3/5	-4/5	3/5	0	6/5
X4	0	0	1	1	-1	1	1

Karena minimum solusi r = 0, masalah ini memiliki pemecahan ( solusi ) layak. Lanjutkan ke tahap ( Fase ) kedua.

Tahap 2

• Menyingkirkan variabel buatan ( R1 dan R2 )
• Dari tabel optimum tahap 1 didapatkan :

 X1 +  1/5X3                  =  3/5

 X2 -  3/5X3                  =  6/5

 X3 +  X4                       =  1

                Masalah semula ditulis :

                                                Min  Z  =  4 X1 +  X2 

Kendala     X1 +  1/5X3                   =  3/5          ......... ( 1 )

       X2 -  3/5X3                               =  6/5          ......... ( 2 )

       X3 +  X4                                    =  1

       X1 , X2 ,  X3 , R1 , R2 , X4    ³  0

                Maka terdapat 3 persamaan dan 4 variabel sehingga solusi dasar layak didapat dg membuat      (4 – 3) = 1 variabel dibuat nol

                X3  =  0    ->    X1  =  3/5  ;  X2  =  6/5  ;  X4  =  1

• Fungsi tujuan  Z  =  4 X1 +  X2 

                                      =  4 (  3/5 +  1/5 X3  ) + (6/5  +  3/5X3 )

                                      =  - 1/5 X3   +  18/5 

Tabel Awal

                                                              Var msk

Basis	X1	X2	X3	X4	Solusi
Z	0	0	1/5	0	18/5
X1	1	0	1/5	0	3/5
X2	0	1	-3/5	0	6/5
X4	0	0	1	1	1

 Tabel optimum

Basis	X1	X2	X3	X4	Solusi
Z	0	0	0	-1/5	17/5
X1	1	0	0	-1/5	2/5
X2	0	1	0	3/5	9/5
X3	0	0	1	1	1

                Bandingkan dengan TEKNIK M!